В процессе поиска нового органайзера нашёл настоящий «комбайн»

Глобально переделываю свою систему хронометража и управления задачами, старая уже не справлялась, много времени отнимала на свою поддержку. Вот и тестирую новые сервисы под это дело.

Наткнулся на настоящую жемчужину — ClickUp. Предыдущий мой органайзер Quire и другие популярные на рынке решения (Trello, Todoist) тихо отдыхают в сторонке.

Статья от 15.09.2020

Я вообще любитель по максимуму настраиваемых сервисов. Таких, чтобы не ты подстраивался под логику «зашитую» в программе, а она позволяла автоматизировать уже сложившиеся процессы и привычки.

Тот же ПланФикс, который рекомендую клиентам для автоматизации на уровне компании, идеально отвечает данным требованиям. По сути, это конструктор, из которого собираешь нужную тебе систему (helpdesk, task tracking, управление проектами, BPM).

Но для ведения именно личных задач ПланФикс тяжеловат: избыточен и немного не тот функционал, медленный интерфейс. Вот и приходится искать «такой же», но просто для людей.

Вкратце о ClickUp, чем он хорош на мой взгляд

Больше всего меня 4 вещи в ClickUp зацепили, ни один из прошлых органайзеров не мог эти задачи одновременно решить:

1. Автоматическое отслеживание поставленных целей.

Чтобы явно прогресс видеть: не зря месяц прошёл, потихоньку двигаешься вперёд, цель стала ближе.

2. Отчеты о потраченном времени по задачам.

А то задачи в одном месте, time tracking в другом сервисе, синхронизации нормальной между ними нет. Весь месяц вручную копипастишь задачи и отчеты потом сводишь, отнимает много времени.

3. Представление задач на любой вкус.

Всё думал, когда же появится сервис, в котором одновременно задачи и в виде списка можно посмотреть, и kanban-доски, и mind map. В разных ситуациях удобнее разными способами планировать. Дождался:0)

4. Ну и та самая максимальная настраиваемость.

Причём, настраивать можно на любом уровне системы. Хочешь — по всей организации в едином формате процессы делай, хочешь — меняй настройки на уровне конкретного отдела, проекта или списка задач.

Названия даю условные, для понимания, в системе они немного по-другому называются.

Что можно настроить:

Шаблоны проектов, задач, чек-листов

Есть уже готовые на любой вкус. Или можешь сделать свои настройки системы и сохранить как шаблон.

Если проекты или списки задач типовые и повторяются от месяца к месяцу, то очень удобно. Один раз настроил шаблон, а потом мгновенно создаешь новый проект с готовыми настройками.

Workflow у задач, возможна любая последовательность статусов

Свои собственные поля задач, в том числе вычисляемые

Способы отображения задач (Views)

Доступных типов много: списком, kanban-доской, календарем, дашбордом, диаграммой Ганта, в виде mindmap.

Каждый Views может быть в нескольких экземплярах: со своими настройками фильтров, группировки, отображаемых полей. Например, можно сделать 2 разных Kanban-доски со своей логикой отображения задач.

Гибкие настройки фильтров задач в представлениях

С помощью простого конструктора можно отобрать только нужные задачи и сохранить фильтр для дальнейшего использования.

Ну и как вишенка на торте — есть встроенная автоматизация!

Разработчики сервиса обещают заодно и Zapier собою заменить, в далёкой перспективе.

Пока функция официально в Beta-версии, но активно дорабатывается. Работает стандартно, выбираешь триггер и действие, которое по нему надо совершить. Есть возможность отправлять webhook на сторонние сервисы.

Настраиваем, экспериментируем

С июля 2020 потихоньку начал мигрировать из Quire в ClickUp, перенёс туда свои задачи и процессы.

Ещё у ClickUp есть интеграция с сервисом автоматизации Integromat, прокачанный аналог Zapier. Так что можно будет много интересных сценариев придумать по стыковке своих задач в системе и сторонних сервисов. Например, с amoCRM и Google Sheets.


Update от 01.10.2021:

Хоть я и не любитель "прыгать" с программы на программу каждый год, но в данном случае выбора не было.

Жизнь не стоит на месте и всё в ней меняется, в том числе рабочие процессы.

Весной очень плотно занялся переработкой системы «Self-development». На несколько месяцев реально "провалился" в изучение вопросов: Personal Knowledge Management (PKM), Zettelkasten, Visual Thinking и других инструментов для эффективного мышления, обучения и исследований.

Как результат, кардинально поменялись личные требования к программам и сам набор этих программ. Попутно зачистил 80% своей старой базы знаний, более 2 000 единиц информации 😂

Основным инструментом для работы с задачами/проектами у меня стал Fibery.io

В ближайшие 2-3 месяца опубликую серию статей про него. В том числе, сравнение с программами и сервисами, которыми до этого пользовался.