Цепочка мыслей по теме «Связка KMS и Note-taking Apps»

—

Статус: Росток ☘️ | Посажено: Окт 16, 2024 – Обновлено: Окт 27, 2024

Схема взята из доклада Ivo Velitchkov «Knowledge Graphs for Personal Knowledge Management». OKG/EKG/PKG ➜ Open/Enterprise/Personal Knowledge Graphs, соответственно.

—

Экспериментируем с цепочками мыслей. В этот раз решил собирать в одну последовательность заметки по теме «Связка KMS и Note-taking Apps».

Подоплёка данной цепочки в том, что разработчики KM-систем и коллективных Knowledge Base упускают (скорее, намеренно игнорируют) важный момент: готовые материалы в их базах появляются не из воздуха.

Этому предшествует длительный период накопления конкретными сотрудниками разнообразной и разрозненной информации (заметок), которая со временем уже может трансформироваться в статьи / идеи / практики / документацию.
Вся эта предварительная «сырая информация» хранится и структурируется сотрудниками зачастую в личных приложениях для заметок (в худшем случае в виде Word-файлов).
Корпоративные системы вряд ли смогут заменить собой приложения для заметок (скорее, происходит обратный процесс). Но имеет смысл облегчить связывание материалов и переток знаний между инструментами («подружить» системы).

Ремарка. Это один из сценариев использования KMS, хоть и очень распространённый (для широкопрофильных решений). Тем не менее есть компании, которые используют нишевые KM-системы с акцентом на конкретные потребности (колл-центр, HR и т.д.), для них эти тексты, скорее всего, будут нерелевантны.

* Цепочка далеко не полная, в личной базе есть и другие заметки по теме. Дам время материалу «отстояться», потом поразмышляю, как и прочие мысли в цепочку встроить.

➊ Один из любимых мной тезисов, который вывел для себя ещё 3 года назад:

«Значимые для него заметки человек всегда будет вести только в удобном именно ему формате».

Данный тезис в первую очередь интересен в контексте «коллективной работы со знаниями»:

в этой сфере постоянно пытаются приучить людей работать в чуждых им корпоративных системах (в частности, KMS),
но в итоге наиболее ценная информация сотрудников в эти системы попадает лишь частично, оседая в основном в личных заметочниках.

Если понаблюдать за сообществами note-taking apps, то можно собрать любопытную коллекцию кейсов, раскрывающих вышеописанную ситуацию. Как пример:

➋ Простой, но убойный принцип, обозначенный в статье «Как управлять вовлеченностью команды в рабочее общение?» на сайте корпоративного мессенджера «Пачка»:

💬 «Вся разработка мессенджера фокусируется на том, чтобы пользователи во время работы общались в корпоративном мессенджере, а не уходили по рабочим вопросам в личные мессенджеры».

Между прочим, многие разработчики KM-систем и Knowledge base до этой простой мысли пока не дозрели. Хотя фундаментально перед ними стоит такая же проблема и задача.

Они, похоже, подсознательно руководствуются другим принципом «а куда сотрудники денутся, где скажут, там и будут писать». Поэтому в разработке делают упор на новых функциях (они способствуют продажам), а не на удобстве / вовлеченности / стабильности.

Но в их случае это утверждение стоит немного переформулировать:

💬 «… фокусируется на том, чтобы материалы, написанные пользователем по рабочим вопросам, в итоге оказывались в KM-системе, а не хранились в личных приложениях».

➌ Причин, почему люди предпочитают писать в личном заметочнике, действительно много. Наиболее явная ➜ так проще, быстрее, эффективнее.

Когнитивная нагрузка при написании заметок гораздо ниже (и дело не только в UI / UX).
Не надо тратить драгоценное время на излишнюю формализацию, пишешь удобными тебе словами.
Сам решаешь, как структурировать свою базу заметок и, как следствие, можешь потом найти нужную информацию!
Да и в плане функционала заметочники по многим направлениям продвинулись гораздо дальше корпоративных решений.

Пару других важных причин в своём майском посте упоминал Steffen Bleher, сооснователь приложения capacities.io

➍ Почему коллективные Базы знаний не смогут заменить собой персональные картотеки и базы людей?

Ответ достаточно очевиден. В картотеке собирается переработанный и осознанный лично тобой материал. Значимая часть картотеки вообще виртуальна, в виде ассоциаций в твоей голове. Читая свою конкретную заметку, ты вспоминаешь дополнительный контекст, с ней связанный. И он плохо формализуем.

Постороннему человеку физически не доступен этот массив контекста, поэтому и работать с чужой картотекой он полноценно не может.

Pro: Никлас Луман 25 лет как умер (в 1998), но картотека его осталась и активно изучается. Вот только не слышно, чтобы его картотека кем-то дополнялась и на её базе публиковались научные работы.

Есть хороший пример к этой мысли из смежной сферы ➜ Self-service BI-системы.

Разработчики данных систем в один прекрасный момент поняли, что критичным элементом их системы является человек, который работает с «отчётами» и принимает решение. Точнее, контекст, которым владеет только он: те самые знания, опыт, ассоциации. Без него правильное управленческое решение, глядя только на цифры, не принять. Поэтому все разработчики стали развивать self-service.
Вот с Базами знаний в рамках корпоративных KMS что-то подобное, скорее всего, и произойдёт:
- в картотеку они не превратятся, но позволят по максимуму выстраивать персонализированные иерархии и связи, писать видимые только тебе комментарии и, может, даже свои версии документов (перестроенная структура);
- то есть, добавятся инструменты «переработки и осознания» для конкретного пользователя;
- достаточно большая вероятность, что делаться всё это будет вообще в сторонней системе/приложении, с которым KM-система нативно связана. Например, в личном заметочнике.

➎ Ближе всего к осознанию и решению данной дилеммы «личное | коллективное» подошли создатели подхода «Docs-as-code» (документация как код).

Он предлагает использовать знакомые разработчикам процессы и инструменты (по сути, те самые заметочники / IDE), что помогает вовлечь их в процесс создания документации.

Но данный подход охватывает лишь небольшой пласт информации (пользователей; функциональности), который может храниться в системах управления знаниями. То есть решение частичное и далеко не идеальное.

➏ Мне вдруг стало интересно:

❓ «А пришла ли кому-то из крупных разработчиков в голову идея отказаться от фронтенда (интерфейса для редакторов) в своей KM-системе / коллективной Knowledge base?»

Раз уж работа в нём так напрягает людей, а сделать действительно удобный мало у кого получается.

Предсказуемо, что те варианты решений, которые в итоге смог найти, оказались нерелевантны запросу:

либо это продвинутые вариации headless CMS, реализующие принципиально иной функционал, но гордо именующиеся «content and knowledge management systems»;
либо что-то из серии static site generators, отвечающих только за публикацию информации.

(есть ещё мелкие и pet проекты, которые нестандартно подошли к вопросу, но брать их за образец нельзя, нет масштаба и истории применения)

—

Если же оглянуться на опыт «Docs-as-code», логичным шагом было бы создание решения, которое использует популярные заметочники в качестве фронтенда 😃

Взять у существующей KM-системы бэкенд и добавить плагины для 3–4 массовых note-taking apps, которые позволят с ним взаимодействовать (реализуют интерфейс и бизнес-логику). Есть даже идеологически близкие примеры подобной работы в заметочниках ➜ двусторонние интеграции с Zotero и таск-трекерами.

Решение тоже будет не идеальным и не для всех компаний подойдёт (рынок KMS сегментирован по клиентам и их требованиям), но наиболее массовые кейсы охватит.

➐ Интересно, что последние пару лет многие командные Knowledge Base активно вкладываются в бесшовную интеграцию с другими корпоративными системами.

Делают двустороннюю синхронизацию информации и федеративный поиск:

для включения данных других приложений в результаты поиска внутри своей базы, чтобы пользователи заодно могли искать в связанных файлах Figma и Google Drive, GitHub pull requests, обсуждениях в Slack и т.д.;
или автоматически подтягивают определенные материалы целиком внутрь системы в виде постов/статей;
поддерживают mention и link unfurling для документов из сторонних систем, ссылка при этом создается «живая» (отражает реальное состояние/статус документа).

Для иллюстрации можно посмотреть описание интеграции с github в Slab. Точно такие же интеграции у него есть с Jira, Asana и т.д. Схожие функции есть в Guru и Slite.

Вот только заметочники они все пока игнорируют, не хотят с ними интегрироваться 😆

➑ Индустрия KM-систем вообще сейчас оживленная. Можно обнаружить ещё несколько направлений, в которых идёт её трансформация:

Некоторые из заметочников потихоньку превращаются в полноценные системы для «коллективной работы со знаниями» (революция снизу), что расширяет их применимость.
Обсуждаются и появляются графовые конфигурации, когда решения для Open / Enterprise / Personal Knowledge Graphs дружат друг с другом.
KMS превращаются в Low-code конструкторы и заодно пылесос для всей информации в компании (Single source of truth).
А с другой стороны, существующие Low-code решения выступают как «все системы в одном», в том числе интегрируют в себя функции KMS.

Правда, только два направления из списка учитывают предпочтения пользователей, их желание работать в своём личном заметочнике.

И, кстати, небольшой прогноз по данной теме. Вангую, что новая версия Zotero 7, которая вышла в августе, в ближайшем будущем сможет побороться за звание заменителя коллективной базы знаний для небольших команд. Новое API и система плагинов скорее всего приведут к появлению сторонних решений для синхронизации заметок между пользователями (многопользовательские базы).

➒ Какие приложения для вдумчивого ведения заметок (PKM) наиболее популярны в мире?

На сайте NoteApps.info на текущий момент указано 43 приложения (и это точно не все). Часть из них можно сразу откинуть, т. к. они включены в перечень явно по недоразумению (например, Asana).

Имеет смысл для начала говорить про те инструменты, у которых активная аудитория в мире более 1 млн человек (люди на постоянной основе пользуются приложением).

01 • Безусловные лидеры:

OneNote.
Apple Notes.
Evernote ➜ несмотря на то, что за последнее время принудительно кратно сократил свою пользовательскую базу, она все-равно более 1M.
Goodnotes (2011) ➜ есть решения для образования (в том числе, бесплатное использование в школах) и бизнеса. Подтвержденное MAU 24 млн пользователей.
Craft.do (2019) ➜ Бесплатен для образовательного сектора (школы), есть семейные подписки. Получил пару лет назад крупные инвестиции, которые позволяют вкладываться в рост клиентской базы.
Notion (2016) ➜ Условно отнесен к данной категории. Достаточно много людей пытаются вести в нём личные заметки, хотя решение всё-таки скорее командное.

02 • Текстовые редакторы кода для разработки, поддерживающие и ведение заметок:

VS Code ➜ расширения FOAM, Dendron.
Emacs ➜ встроенный org-mode, пакеты org-roam и denote.
Vim (Neovim) ➜ надо уточнять применимость для полноценного ведения заметок.

03 • Есть чёткие ощущения, что в этот список можно добавить и Zotero. Это наиболее популярный в академической среде библиографический менеджер, поддерживающий полноценное ведение заметок. Но точных цифр по его аудитории пока не получилось собрать.

—

Под большим вопросом:

Как ни грустно признавать, но абсолютное большинство md-редакторов и аутлайнеров, которые в последние годы на слуху, имеют активную постоянную аудиторию гораздо меньше, чем 1 млн. Это почти 100% вероятность. Если появится доступ к сервисам аналитики приложений (показывают статистику скачиваний в app stores), то можно будет подтвердить данное предположение.

Например, у зрелых приложений для Mac «Bear» (2016) и «Things» (2009) небольшие команды в 10–12 человек и нет внешнего финансирования. Платные подписки. Цикл разработки, размер команд и тарифов, активность сообщества ➜ позволяют предположить, что клиентская база у них в районе 100K пользователей.

Obsidian.md, Logseq примерно в такой же ситуации (2020), несмотря на их бесплатность. Только добавляем к этому их малый возраст и незрелость.

—

В итоге приложений не менее десятка, сложно ли с ними интегрироваться?

Нет. Вопрос желания и ресурсов. Например, у сервиса Guru с одними только human resources information systems (HRIS) 40 интеграций. А всего он поддерживает больше сотни разных приложений и сервисов.

➓ Самая увлекательная и короткая часть этой цепочки постов:

Очень значимая доля людей вообще не ведёт упорядоченные заметки, даже среди так называемых Knowledge workers.
Приучить их к систематической работе хотя бы с приложением для заметок — уже проблема. Если это KMS со сложным интерфейсом — умножаем проблему в два раза.