Примеры того, как разработчики KM-систем комплексно подходят к вопросу актуализации контента

—

09.11.2024

При создании и повседневном использовании командной «Knowledge base» есть несколько типичных проблемных областей (зон риска), из-за которых проект может заглохнуть.

Одна из них, назвал бы её второй по значимости ➜ Качество контента (первая — непосредственно пользователи базы :0)

👉 Если информация в Базе отсутствует или значимая её часть не актуальна (устарела), то поиск ответов на вопросы становится невозможным. Как следствие, сотрудники просто перестают пользоваться инструментом.

В большинстве систем, с которыми приходилось сталкиваться (разноплановые wiki, knowledge base, KMS), есть те или иные функции, которые позволяют с данной проблемой бороться.

Чаще всего встречаются:

  • верификация «экспертами» актуальности статей (периодическая по расписанию; по запросу читателей);
  • архивирование устаревших материалов;
  • функции связанные с неэффективными поисковыми запросами (пользователь может запросить недостающую информацию; администратор может добавить типовые ответы);
  • какие-то элементы встроенной аналитики.

Минус в том, что эти функции реализованы обычно частично и точечно. То есть раскиданы по всей системе: что-то тут добавлено, что-то там.

Тем не менее есть пара интересных примеров, когда разработчики постарались комплексно подойти к вопросу.

Если смотреть на отдельные элементы, то этот функционал нельзя назвать уникальным. Профит в том, что для работы с ним:

  • обеспечили единую точку входа
  • и немного расширили возможности для пакетной обработки документов.

Knowledge Management workflow в Tettra

20241109 Tettra KM workflow
–

  • Page requests ➜ Ваша команда может использовать Page requests, чтобы запрашивать новые страницы и обновление существующего контента.
  • Verification ➜ Иногда критически важная информация в аккаунте может оказаться под угрозой устаревания. Функция «Verification» гарантирует, что этого не произойдет. Когда вы добавляете «Verification» на страницу, вам будут напоминать о необходимости периодически ее проверять и обновлять. Раздел «Verified content» — это список всех страниц, которые владелец контента должен проверять по установленному графику.
  • Stale pages report ➜ Отчет «Устаревшие страницы» автоматически подтягивает страницы, которые не просматривались или не обновлялись более трех месяцев. Вы можете отсортировать список по имени, местоположению, дате последнего изменения или дате последнего просмотра.
  • Unowned content report ➜ Список страниц, которые не принадлежат владельцам, поскольку их владелец был деактивирован. Вы можете изменить владельца, чтобы переназначить эти страницы.
  • Public content report ➜ Список страниц, которые видны публично за пределами вашего аккаунта.

🔗 Описание в справке: https://support.tettra.com/collaborating-on-pages/about-the-knowledge-management-dashboard

Knowledge management panel в Slite

20241109 Slite KM Panel
–

Похож по сути и наполнению на предыдущий пример от Tettra. Явное отличие в том, что табличное представление с документами в Slite более гибкое (в системе реализован свой вариант databases).

🔗 Описание в справке: https://slite.slite.page/p/_g08K8xDJLOGwA/Knowledge-Management-Panel